Называйте блоки в календаре по результату, а не по активности

Блок с названием «Писать» легко заполнить чем угодно, что выглядит как письмо: пересортировкой заметок, настройкой шрифтов, перечитыванием старых черновиков. Блок с названием «Закончить раздел 2, первый черновик» не оставляет места для увиливания. Либо вы это сделали, либо нет.

Переименуйте регулярные блоки, указывая конкретный результат вместо категории: не «Почта», а «Входящие до нуля». Не «Админ-дела», а «Счета отправлены». К концу блока вы сразу поймёте, сработало ли время.