Называйте файлы так, как будто через пять лет их нужно будет найти

"Документ_итоговый_v2_ИТОГОВЫЙ.docx" ничего не скажет вам через три года. Как и "IMG_20240315_143022.jpg". Когда вам понадобится этот файл, вы не вспомните, как он назывался — вы будете искать по содержанию или назначению.

Используйте описательные имена с датами: "2024-03-договор-аренда-квартира.pdf" или "2024-налоговая-декларация.pdf". Ставьте дату в начало в формате ГГГГ-ММ, чтобы файлы сортировались хронологически. Включайте ключевые слова, по которым естественно искали бы. Тридцать секунд на хорошее название экономят часы бесполезного поиска потом.